1.2. Metodología de trabajo
Como hemos dicho anteriormente, existen bastantes tipos diferentes de metodologías de gestión de proyectos y de trabajo. Algunas son más adecuadas que otras en función del tipo de actividad, del sector o incluso del tipo de empresa o proyecto.
Y como mínimo común denominador vamos a tratar una metodología básica de cuatro fases que prácticamente son comunes a todos los tipos de proyectos y, por tanto, nos pueden servir en todos los casos si no usamos otra más específica o que consideremos más adecuada para el trabajo o proyecto.
Esta metodología tiene cuatro fases: estrategia, planificación, ejecución y evaluación.
Vamos a definir qué es cada una de las fases.
1) Estrategia es la fase en la que se hacen los análisis adecuados sobre nosotros mismos, la competencia y el sector; se establecen los objetivos, la línea de comunicación y el posicionamiento que vamos a tener en el mercado.
Es el momento de hacer toda esta investigación y análisis. En esta investigación podemos descubrir cosas interesantes sobre nosotros mismos (debilidades o fortalezas), sobre la competencia (buenas o malas prácticas) o del mercado (alguna oportunidad, hueco o necesidad sin cubrir).
Todo ello nos sirve para realizar un análisis y, con las conclusiones, decidir quiénes queremos ser y de qué forma nos queremos mostrar al mercado. Es decir, se trata de nuestro posicionamiento en el mercado.
2) Planificación es el siguiente paso, que implica hacer aterrizar la estrategia escogiendo los canales y medios y asignando recursos, medios, personas y horas, y todo con fechas y plazos de ejecución. La planificación consiste en plasmar en forma de proyecto la concreción de esa estrategia.
La planificación debe contener las personas, las horas asignadas, el dinero a invertir, las fechas de lanzamiento y los plazos previos de preparación. Esta planificación se puede hacer anual general, y luego, trimestral o mensualmente, ir haciendo más detallada la de cada periodo.
La planificación nos sirve para ir alineados en tiempos y fechas con el resto del marketing o publicidad de la marca o empresa y con sus fases o hitos de negocio.
Un ejemplo de fases diferentes es el marketing turístico. Tiene dos fases muy claras en su negocio, que son la temporada alta y la temporada baja. Si en cada una de ellas el negocio es diferente, hemos de variar el marketing que hacemos en cada una de ellas.
Un ejemplo de hito relevante en el negocio lo encontramos en el sector de la floristería: las fechas de Todos los Santos, San Valentín y el Día de la Madre. Todo el negocio se articula conforme a esos hitos fundamentales, ya que una buena o mala campaña en ellos hace rentable o no el año completo. Para este cliente, el marketing de esos hitos es fundamental.
En social media es importante la previsión y coordinación entre departamentos. Así, si vamos a necesitar piezas como pueden ser imágenes, vídeos o determinados datos, tendremos que coordinarnos para que el departamento correspondiente nos las pase o las genere, o, si las tenemos que hacer nosotros mismos, hacerlo con tiempo.
Es recomendable tener un plan de contenidos hecho de forma mensual (en algunas marcas incluso más), lo que nos evitará tener que improvisar cada día al sentarnos ante la pantalla. Esto aumenta la calidad del contenido y la consistencia en la línea editorial. Si ocurre algo relevante para nuestra marca o en el ámbito social y queremos meter un contenido de actualidad, siempre podemos añadirlo en el día de la planificación o sustituirlo por otro quitando el planificado.
3) Ejecución es el llevar adelante la planificación marcada haciendo las tareas de preparación de cada cosa y del día a día en el momento que corresponde lanzarlas y estar al tanto de qué ocurre con ellas en el momento inmediato y posterior.
Cuando estamos ejecutando es el momento de valorar si hacemos algún cambio en el día a día motivado por algún hecho relevante para la marca o desde el punto de vista social.
La ejecución, como ya sabéis, no consiste solo en lanzar los mensajes, sino también en dinamizarlos y responder a las interacciones de los usuarios. Y además de ello, la atención al cliente y usuarios en social media e internet, lo que supone no solo nuestros propios canales, sino en general seguir los contenidos publicados en las redes y, a ser posible, en internet mediante herramientas de monitorización y escucha activa.
4) Evaluación es la fase en la que realizaremos análisis y sacaremos conclusiones sobre cómo ha funcionado la ejecución y si hemos alcanzado los objetivos que nos planteamos. Todo ello basado en un sistema de medición que tendremos que haber implantado para ser capaces de recoger datos y métricas de todo lo que hemos hecho durante la ejecución.
Evaluaremos qué canales, medios y acciones han funcionado bien o mal, peor o mejor de lo esperado y podremos detectar cosas que podrían funcionar y deberían ser probadas.
Podremos haber alcanzado los objetivos o no en un grado distinto, puede que en algunos nos hayamos quedado cortos y otros los hayamos superado con creces.
Esta evaluación nos sirve como base para seleccionar y ajustar mejor los objetivos y sobre todo para plantear la estrategia del siguiente ciclo.